Hoe als werkgever een geldige sanctie opleggen?

Soms is er voor een werkgever geen andere uitweg dan een sanctie opleggen. Een werkgever die een werknemer wil sanctioneren, moet daarbij enkele basisregels respecteren. Werkgevers die dat niet doen, riskeren dat hun opgelegde sanctie voor een rechtbank nietig wordt verklaard.

Sanctie niet vermeld in het arbeidsreglement, bestaat niet

Een werkgever kan enkel en alleen een sanctie opleggen die in het arbeidsreglement van de onderneming staat vermeld. Stel dat een werkgever zijn werknemer wil schorsen voor 5 dagen met loonverlies. In het arbeidsreglement – ook al is dat lang geleden opgesteld – staat echter dat een schorsing voor een periode van slechts 3 dagen mogelijk is. Dan zal de sanctie van 5 dagen schorsing niet opgelegd kunnen worden, ook al is die sanctie gelet op de feiten wel gerechtvaardigd.

Bewijs dat de werknemer het arbeidsreglement heeft ontvangen

In geval van discussie zal de werkgever moeten kunnen bewijzen dat de werknemer wel degelijk een exemplaar van het op dat moment geldende arbeidsreglement heeft ontvangen. Kan de werkgever dit bewijs niet leveren, dan zal de werknemer kunnen tegenwerpen dat hem geen arbeidsreglement (en dus ook geen mogelijke sanctie) bekend is. Daardoor kan de facto geen sanctie opgelegd worden aan de werknemer.

Houd rekening met het proportionaliteitsbeginsel

Het is voor een werkgever niet mogelijk eender welke sanctie op te leggen voor eender welke tekortkoming. Een werkgever moet bij het opleggen van een sanctie aan een werknemer altijd rekening houden met het proportionaliteitsbeginsel. Een werknemer heeft het recht om naar de Arbeidsrechtbank te stappen om te stellen dat de sanctie die hem werd opgelegd niet in verhouding staat tot de tekortkoming. De Arbeidsrechtbank zal vervolgens nagaan of de werkgever al dan niet een kennelijk onredelijke sanctie heeft opgelegd.

Let op met degradatie als sanctie

Ook al staat in het arbeidsreglement dat een werknemer als sanctie kan gedegradeerd worden, toch is deze sanctie geen goed idee. Het is immers niet uitgesloten dat de gedegradeerde werknemer zal stellen dat zijn functie eenzijdig werd gewijzigd. Dat komt impliciet neer op ontslag. De werknemer kan voorhouden dat de arbeidsovereenkomst impliciet werd beëindigd, waardoor een opzeggingsvergoeding verschuldigd is. Of, in het ergste geval een beschermingsvergoeding van enkele jaren loon, als het bijvoorbeeld gaat om een lid van de ondernemingsraad.

Eén werkdag tijd om werknemer op de hoogte te brengen

Wellicht de grootste valkuil bij het sanctioneren van een werknemer, is het feit dat een sanctie uiterlijk de eerste werkdag na die waarop de tekortkoming werd vastgesteld, ter kennis moet worden gebracht van de werknemer. Deze uiterst korte termijn van één werkdag gaat in op het moment dat een persoon die bevoegd is om te sanctioneren, kennis krijgt van de tekortkoming. Het is dus mogelijk dat de tekortkoming reeds twee weken geleden heeft plaatsgevonden, maar dat een tot sanctioneren bevoegd persoon pas na twee weken kennis krijgt van de bewuste tekortkoming. Vervolgens moet deze tot sanctioneren bevoegd persoon uiterlijk de volgende werkdag – nadat hij kennis kreeg van de tekortkoming – de sanctie ter kennis brengen van de werknemer. Deze heel korte termijn wordt door artikel 17 van de Arbeidsreglementenwet van 8 april 1965 voorgeschreven op straffe van nietigheid. Als een werkgever, om welke reden dan ook, deze korte termijn niet respecteert, zal een werknemer dus naar de Arbeidsrechtbank kunnen stappen om de sanctie ongedaan te laten maken. De Arbeidsrechtbanken oordelen hierbij genadeloos. Werd de sanctie te laat opgelegd, dan zal de sanctie onverbiddelijk nietig worden verklaard, hoe zwaar de aan de basis liggende tekortkoming waar aan de werknemer zich heeft bezondigd ook was.

Wet primeert altijd

Soms staat in het arbeidsreglement dat een sanctie bijvoorbeeld pas uiterlijk binnen de 3 dagen moet worden opgelegd. De werkgever gaat er dan van uit dat als de sanctie binnen deze termijn van 3 dagen wordt opgelegd, hij op beide oren kan slapen. Dit is echter niet het geval! Het artikel 17 van de Arbeidsreglementenwet primeert boven de inhoud van het arbeidsreglement. De Arbeidsrechtbank zal enkel rekening houden met de korte wettelijk voorziene termijn van één werkdag om te beslissen of de sanctie al dan niet rechtsgeldig is.

Bewijs van in kennis stelling

Aangezien de Arbeidsreglementenwet voorschrijft dat de sanctie de eerst volgende werkdag ter kennis moet worden gebracht aan de werknemer, is er absoluut geen zekerheid dat het volstaat om de eerst volgende werkdag de sanctie per aangetekende brief te betekenen aan de werknemer. De werknemer zal deze brief immers niet de eerst volgende werkdag nadat de werkgever kennis kreeg van de tekortkoming ontvangen, waardoor de wettelijke voorwaarde om de werknemer de eerst volgende werkdag in kennis te stellen van de sanctie de facto niet werd gerespecteerd. Overeenkomstig de geldende rechtspraak van het Hof van Cassatie is het niet noodzakelijk dat een werkgever de sanctie schriftelijk ter kennis brengt van de werknemer op de eerst volgende werkdag. Enkel moet de werkgever kunnen bewijzen dat hij de eerst volgende werkdag de werknemer in kennis heeft gesteld van de sanctie. Dit zou de werkgever bijvoorbeeld kunnen doen door de werknemer een kopie van de aangetekende brief, waarin de sanctie wordt bevestigd te laten ondertekenen ‘voor ontvangst’. Het is belangrijk de aangetekende brief ook zo te formuleren dat de brief enkel ten overvloede een bevestiging is van de sanctie die de eerst volgende werkdag werd opgelegd en niet te formuleren in de zin dat door middel van de brief de werknemer in kennis wordt gesteld van de sanctie.

Best eerst de werknemer horen

Alhoewel het geen expliciete wettelijke verplichting is, is het sterk aanbevolen om de werknemer te horen vooraleer de sanctie wordt opgelegd. Dit verhoor dient uiteraard ook uiterlijk de eerste werkdag na het kennis nemen van de tekortkoming plaats te vinden.Tijdens dit verhoor dient de werknemer onmiddellijk worden meegedeeld welke sanctie hij krijgt. Het is niet mogelijk om de werknemer mee te delen dat hij een sanctie zal krijgen, maar dat dit pas enkele dagen later volgt (bijvoorbeeld na overleg met het management of na verder onderzoek van de feiten).

Het belang van de getuigen

Om later de inhoud van dit gesprek te kunnen bewijzen, is het als werkgever nuttig om minstens 2 personen dit gesprek te laten bijwonen. Dit kan bijvoorbeeld de personeelsdirecteur zijn en een teamverantwoordelijke. Deze personen kunnen dan indien nodig later een verklaring opmaken omtrent hetgeen tijdens dit gesprek werd gezegd. Indien mogelijk, kan aan de werknemer ook worden gevraagd een samenvatting van het gesprek te ondertekenen, al stellen we in de praktijk vast dat een werknemer dikwijls weigert een dergelijk verslag te ondertekenen.

Bijkomende verplichtingen voor de werkgever mogelijk

Een arbeidsreglement kan in het voordeel van de werknemer afwijken. Het is mogelijk dat in het arbeidsreglement een procedure staat opgenomen met bijkomende verplichtingen voor de werkgever, die moeten worden gerespecteerd bij het opleggen van een sanctie aan een werknemer. Bijvoorbeeld het voorafgaandelijk verwittigen van de syndicale afvaardiging. Deze bijkomende verplichtingen – zoals voorzien in het arbeidsreglement – moeten zonder uitzondering scrupuleus door de werkgever worden gerespecteerd. Ook hier is de a posteriori beoordeling van de Arbeidsrechtbank erg streng. Het is belangrijk altijd in het achterhoofd te houden dat de werkgever dient te bewijzen dat deze verplichtingen nageleefd werden wanneer hierover naderhand discussie ontstaat. De werkgever doet er daarom in dit voorbeeld goed aan de syndicale afvaardiging per e-mail (en niet per telefoon) te verwittigen of de werknemer een document te laten ondertekenen dat hij of zij geen syndicale bijstand bij een bepaald gesprek wenst indien deze mogelijkheid werd voorzien in het arbeidsreglement.

Inschrijven in het register

Na het opleggen van de sanctie dient de sanctie verplicht ingeschreven te worden in het daartoe bestemde register. De inschrijving van de sanctie in dit register dient te gebeuren uiterlijk voor de datum van de eerstvolgende loonbetaling. Er zijn geen vormvoorwaarden voor het houden van dit sanctieregister. Eender welk schrift of document kan dus dienen als sanctieregister. Wel is het verplicht in dit register de namen van de betrokken werknemers, de datum, de reden alsook de aard van de straf en indien het een boete betreft, het bedrag ervan te vermelden. De werkgever moet het register kunnen voorleggen als de inspectie hierom verzoekt.

 

Neem contact op voor advies op maat

Meer inzicht in impact arbeidsrecht op werkgevers en werknemers?

Ontvang 2 keer per maand onze nieuwe artikels via e-mail.
Schrijf u hier in.

Nieuwsbrief

Uw gegevens worden vertrouwelijk behandeld en zullen nooit aan derden worden doorgegeven.