Kosten eigen aan de werkgever

Maandelijkse forfait voor kleine kosten

Heel dikwijls kiest de werkgever er voor om een maandelijkse forfait te betalen aan de werknemer. Dat wordt geacht allerlei kleine kosten, die vaak moeilijk bewijsbaar zijn, te vergoeden. Het forfait dient in verhouding te staan tot de werkelijke kosten. Sinds 1 januari 2010 is het aan de werkgever om te bewijzen dat deze forfaits werkelijke kosten dekken.

Controle door sociale inspectie

De forfaitaire terugbetalingen geven dikwijls aanleiding tot verhitte discussies met de sociale inspectie. Het is daarom verstandig om als werkgever niet alleen het systeem van de forfaitaire onkostenvergoedingen uitvoerig te motiveren aan de hand van schriftelijke instructies, dienstnota’s, het arbeidsreglement, enzovoort, maar ook om de instructies ter zake van de RSZ zoveel mogelijk te respecteren. Deze geven aan welke posten aanvaard worden en voor welk maximumbedrag.

Welk forfait voor verplaatsingen aanvaard?

Voor woon-werkverplaatsingen en beroepsverplaatsingen met eigen voertuig van de werknemer wordt 0,3653 euro per kilometer aanvaard. Dit forfait wordt geacht alles te dekken, dus zowel brandstof en verzekering als onderhoud. Als de werkgever vereist dat voor de veiligheid van het voertuig of de inhoud ervan de wagen in een garage gestald wordt, kan hiervoor maandelijks maximaal 50,00 euro worden toegekend. Het maakt daarbij niet uit of de werknemer eigenaar is van de garage of niet. Voor de carwash van de wagen wordt 15,00 euro per maand aanvaard. Hetzelfde bedrag van 15,00 euro per maand wordt aanvaard voor de parkingkosten van de wagen. Voor verplaatsingen met een eigen fiets aanvaardt de sociale inspectie 0,24 euro per kilometer.

Welk forfait voor thuiswerk aanvaard?

Voor werknemers die structureel en op regelmatige basis een deel van hun werk thuis doen, wordt een maximaal forfait aanvaard van 126,49 euro per maand. Dit dekt dan de kosten voor verwarming, elektriciteit en klein kantoorgereedschap. De werknemer die zijn eigen arbeidsgereedschap heeft, kan maximaal een forfait ontvangen van 1,25 euro per dag. Voor aankoop van werkkledij kan 1,67 euro per dag worden toegekend. Het gaat alleen om werkkledij in de strikte zin van het woord (uniformen of veiligheidskledij), die dus niet als gewone stads- of vrijetijdskledij kan gedragen worden. Voor onderhoud en slijtage van eigen kledij van een werknemer kan 0,84 euro per dag worden toegekend als deze kledij door vuile werkomstandigheden veelvuldig moet gewassen worden. Voor onderhoud van werkkledij wordt een bedrag van 1,74 euro per dag in aanmerking genomen.