“Duidelijke regels en heldere communicatie” (interview met Filip Tilleman in HR.Square)

Hoe voorkomen dat medewerkers gevoelige bedrijfsinformatie meenemen naar de concurrentie? Hoe reageren als een medewerker betrapt wordt op diefstal? En wat als een medewerker per abuis een mail naar de verkeerde bestemmeling stuurt, waardoor de bedrijfsreputatie een deuk krijgt? Advocaat Filip Tilleman geeft enkele tips.

Zogenaamde insider threats of interne dreigingen die gevormd worden door medewerkers die toegang hebben tot waardevolle bezittingen van de organisatie waartoe ze behoren, zijn niet uitzonderlijk, maar worden vaak onderschat. “Ook de toenemende digitalisering maakt het gemakkelijker om als medewerker allerlei informatie zoals klantenlijsten, prijslijsten of offertes stiekem door te sturen naar een privé mailadres. Het is al meer dan eens gebeurd dat medewerkers in de weken voor ze hun ontslag geven dergelijke informatie in het geniep kopiëren, bijvoorbeeld omdat ze een eigen bedrijf starten of om te scoren bij hun nieuwe werkgever. Dit kan een organisatie grote financiële en andere schade toebrengen”, merkt Filip Tilleman op, advocaat bij Tilleman – Van Hoogenbemt. Over welke juridische middelen beschikt een werkgever wanneer een van zijn medewerkers doelbewust of per abuis schade berokkent?

“Het is geen overbodige luxe om zelfs vanzelfsprekendheden zoals een verbod op diefstal, expliciet op te nemen in het beleid.” Filip Tilleman

Preventief
“De arbeidswetgeving bevat enkele algemene verplichtingen voor de werknemer, maar niets belet een werkgever om in het arbeidscontract extra clausules te voorzien, bijvoorbeeld inzake geheimhouding. In de financiële sector kan in het arbeidscontract opgenomen worden dat werknemers het moeten melden als ze schulden hebben. Belangrijk is wel dat daar transparant over gecommuniceerd wordt.”

Ook waarschuwt hij voor proportionaliteit. “Dergelijke clausules moeten wel relevant zijn voor de functie. In de arbeidsovereenkomst van een bankbediende is zo’n verplichting om schulden te melden te rechtvaardigen. In een arbeidsovereenkomst van een havenarbeider echter niet.”

Men kan ook denken aan een niet-concurrentiebeding. “Hierbij verbiedt men als werkgever in feite dat een medewerker na het einde van de arbeidsovereenkomst bij een concurrent eenzelfde functie gaat uitvoeren. Ook al twijfelen werkgevers vaak aan het nut van zo’n clausule, toch is dit zinvol. Het is vaak een ‘onzichtbare’ bescherming: een werknemer blijft bij zijn werkgever omwille van de financiële gevolgen van een overtreding van zo’n beding”, zegt Tilleman.

Naast specifieke bepalingen in de arbeidsovereenkomst, is er ook het arbeidsreglement waarin sancties kunnen opgenomen worden. “Meer zelfs, een werkgever kan enkel en alleen een sanctie opleggen die in het arbeidsreglement van de onderneming staat vermeld. Ook het opstellen van duidelijke regels rond het gebruik van media en technologie is aan te raden. Daarin kan u bijvoorbeeld ook verduidelijken voor welke doeleinden controle door de werkgever mogelijk is.”

Papieren spoor
“Is er toch sprake van misbruik of inbreuken, dan is het belangrijk dat een werkgever onmiddellijk en kordaat optreedt. Dat is niet alleen een duidelijk signaal naar de dader, maar ook naar de andere medewerkers”, benadrukt Tilleman.

“Stel dat een medewerker wordt betrapt op diefstal. Grijpt u als werkgever niet kordaat in, dan is dat eigenlijk zoveel als zeggen dat diefstal kan. Dit leidt tot een schadelijke dynamiek binnen de onderneming.” Reageren kan door een verwittiging te geven of een ingebrekestelling te versturen, een sanctie op te leggen zoals een schorsing met loonverlies, ontslag mits betaling van een verbrekingsvergoeding of ontslag om dringende redenen.

“Vanuit juridisch oogpunt is het belangrijk dat u elke sanctie schriftelijk documenteert. Werkgevers zijn soms terughoudend om onmiddellijk formeel te reageren, zeker als het om een niet-moedwillige fout gaat. Dat is begrijpelijk om de vertrouwensrelatie niet te schaden. Maar als het uit de hand loopt – en dat is niet te voorspellen – beschikt u over onvoldoende bewijslast. Als een rechter bijvoorbeeld moet oordelen of een ontslag om dringende reden terecht is, zal hij onder andere altijd nagaan of er duidelijke richtlijnen of regels bestaan. Als die er niet zijn, kan de rechter oordelen dat de werknemer niet kon weten dat een bepaald gedrag of bepaalde handeling niet mocht. Maar ook vanuit HR-standpunt zijn transparantie en duidelijkheid belangrijk.

Het is geen overbodige luxe om zelfs vanzelfsprekendheden zoals een verbod op diefstal, expliciet op te nemen in het beleid. Ook over zaken in de schemerzone – bijvoorbeeld: mogen werknemers afgedankt materiaal meenemen of niet? – ontstaan vaak discussies. Duidelijke regels en een heldere communicatie zijn in het belang van iedereen. Het uiteindelijke doel is immers in een goede verstandhouding samenwerken”, aldus Tilleman.

Bron: dit interview werd geschreven door Hilde Vereecken en verscheen in HR.Square – 204 – mei/juni 2021 pp. 58-59.

Neem contact op voor advies op maat

Meer inzicht in impact arbeidsrecht op werkgevers en werknemers?

Ontvang 2 keer per maand onze nieuwe artikels via e-mail.
Schrijf u hier in.

Uw gegevens worden vertrouwelijk behandeld en zullen nooit aan derden worden doorgegeven.